Výhody integrácie LMS, LCMS, DMS a LXP v jednom systéme

Zhrnutie: Existuje množstvo systémov označovaných jednou či viacerými skratkami LMS, LCMS, DMS či LXP. V krátkosti si vysvetlíme, čo sa pod týmito skratkami skrýva, a podrobnejšie preberieme, aké sú výhody riešenia ponúkajúceho funkcionalitu všetkých uvedených skratiek v jednej platforme.

Stručné vysvetlenie skratiek

DMS

DMS je zo všetkých uvedených skratiek najznámejšia širokému publiku, znamená Document Management System, česky zvyčajne prekladané ako Systém na správu dokumentov. Takto sú označované systémy zabezpečujúce centrálne uloženie dokumentov v jednom dátovom sklade, podporujúce

• schvaľovacie procesy pre vkladanie, zmeny a rušenie dokumentov
• verzovanie dokumentov
• prístup k dokumentom s detailným riadením práv
• vyhľadávanie dokumentov podľa ich obsahu či ich popisných meta-dát

Viac o DMS napr. na https://sk.wikipedia.org/wiki/Document_management_system

LMS

LMS znamená Learning Management System, česky zvyčajne prekladané ako Systém na riadenie výučby. Takto sú označované systémy na riadenie firemného aj akéhokoľvek iného vzdelávania. Zabezpečujúce správu študentov, správu e-kurzov, prípadne aj klasického školenia v učebniach, riadenie výučby pomocou prideľovania kurzov študentom, sledovanie výsledkov štúdia, reportingu a množstvo súvisiacich funkcií so vzdelávaním. Viac o funkcionalitách LMS napr. na https://e-learn.sk/terminologie.html#lms.

LXP

LXP znamená Learning Experience Platform, zvyčajne sa neprekladá. Takto sa označujú platformy pre vzdelávanie podobné funkcionalitou LMS, ktoré na rozdiel od klasickej, centrálne riadenej administrácie vzdelávania prevádzkovanej v LMS, kladú dôraz na personalizované učenie, podporujú individuálne potreby študenta, učenie riadené študentom, vzájomné učenie sa medzi študentmi, aktívne zapojenie študentov ako do učenia, tak do tvorby výučbového obsahu. Viac o funkcionalitách LXP napr. na https://e-learn.sk/terminologie.html#lxp.

LCMS

LCMS znamená Learning Content Management System, zvyčajne prekladané ako Systém na správu výučbového obsahu. Takto sa označujú systémy na tvorbu výučbového obsahu vo forme e-learningových kurzov, ktoré nie sú len autorským nástrojom, ale riešia tímový proces vytvárania a zmien e-kurzov od didaktického spracovania, cez ich tvorbu až po distribúciu a zdieľanie obsahu. Viac o funkcionalitách LCMS napr. na https://e-learn.sk/terminologie.html#lcms.

Výhody platformy, združujúcej funkcionality LMS, LCMS, DMS a LXP

Aby tu neboli popisované len abstraktné, všeobecné výhody, budú tu prezentované jednotlivé výhody na konkrétnych ukážkach v platforme iTutor, združujúcej všetky funkcionality LMS, LCMS, DMS a LXP v jednom riešení.

e-kurzy do LMS/LXP

e-learningové kurzy interaktívne a multimediálne vysvetľujú výučbovú látku, podrobnejšie sú popísané napr. na e-learn.sk

• klasické vývojové nástroje, tie si predstavme pre jednoduchosť ako pokročilejší PowerPoint. Vývojári e-kurzov pri ich používaní musia
  • udržiavať zdrojové dáta kurzov v nejakom úložisku, zvyčajne na svojich diskoch, na zdieľaných firemných diskoch a pod. Zdroje je potrebné udržiavať nielen po dobu prvotného vývoja kurzu, ale pre akékoľvek jeho budúce aktualizácie. To je administratívne náročné.
  • po vytvorení e-kurzu, a pri každej ďalšej jeho aktualizácii z uložených aktualizovaných zdrojov, je nutné kurz z vývojového nástroja vyexportovať ako balíček spĺňajúci nejaký e-learningový štandard, napr. SCORM či AICC. Balíček potom musí administrátor LMS či LXP do riešenia naimportovať. Opäť administratívne náročné udržiavať aktuálne na strane zdrojov aj kurzov v LMS či LXP, kde sú duplikované.
• Vývojové nástroje triedy LCMS, bližšie popísané tiež na e-learn.sk, zjednodušujú vyššie popísanú administráciu:
  • odpadá správa kurzov a ich zdrojových dát. Kurzy aj ich zdroje sú uložené v tzv. Repozitory LCMS, čo je centrálny sklad zdrojov a učebných objektov SCO (Shareable Content Objects) z nich vytvorených. Vývojári s patričnými oprávneniami k nim môžu kedykoľvek pristupovať, aktualizovať ich, a výsledky exportovať vo forme štandardizovaných balíčkov, bez toho, aby sa museli starať o to, kde sú zdroje či SCO uložené.
  • zostáva administrácia prenosu exportovaných balíčkov e-kurzov z LCMS do LMS či LXP, pri ktorej je potrebné si odovzdávať balíčky cez spoločný priestor medzi riešeniami pomocou exportov/importov. Kurz obdobne ako v prípade klasického vývojového nástroja existuje na 2 miestach, vo vývojovom prostredí LCMS a v LMS či LXP. Je potrebné administratívne zaistiť, aby v LMS či LXP bola vždy aktuálna verzia kurzu z LCMS.

Pokiaľ je LCMS s LMS/LXP integrované v jednej platforme, odpadá vyššie popísaná administrácia zdrojov, kurzov a prenosov kurzov medzi systémami.

V platforme iTutor sú kurzy vyvíjané v LCMS prostredí iTutor Publisher, zdroje kurzov aj z nich vzniknuté učebné objekty SCO sú udržiavané v jeho Repozitory. iTutor Publisher nad Repozitory sprostredkováva vyhľadávanie zdrojov aj SCO, zabezpečuje ich WYSIWYG úpravy, verzovanie a skladanie do výsledných kurzov, Publisher riadi práva vývojárov na tieto činnosti. Vyššie popísanú administráciu prenosu kurzu do LMS/LXP tak možno urobiť pomocou pár kliknutí:

• keď je vývojár hotový s prvou verziou kurzu v LCMS iTutor, iba ju prepojí s konkrétnym kurzom v LMS/LXP iTutor. V LCMS vyvolá dialóg, v ktorom sa objaví stromová štruktúra všetkých kurzov v LMS/LXP iTutor rozdelených do kategórií. V dialógu sa buď vyberie existujúci kurz a vývojárom vyvíjaný kurz v LCMS sa do vybraného kurzu v LMS/LXP týmto pridá, alebo sa vyberie kategória kurzov, čím sa do nej v LMS/LXP vývojárom vyvíjaný kurz v LCMS pridá ako nový kurz.
• iTutor LMS/LXP potom prezentuje študentom obsah kurzu z SCO uložených v Repozitory LCMS, kurz nie je zdvojený.
• pokiaľ je potrebné pripraviť novú verziu kurzu, v LMS/LXP je pri kurze dostupný odkaz, kde v LCMS je kurz uložený. Pomocou neho možno ľahko prejsť na všetky aktuálne zdroje kurzu uložené na jednom mieste aj ich SCO, vývojár s patričnými oprávneniami ich môže začať WYSIWYG upravovať.
• iTutor LMS/LXP po dobu takýchto úprav kurzu prezentuje študentom predchádzajúcu verziu kurzu, dokiaľ vývojár novej verzie nevyvolá v LCMS akciu aktualizácie kurzu. Táto akcia hovorí LMS/LXP, že už má prezentovať novú verziu kurzu, ktorá je hotová. Akciu vývojár vyvolá jediným kliknutím nad vyvíjaným kurzom v LCMS, už nemusí určovať, ktorý kurz v LMS/LXP je potrebné aktualizovať, LCMS to „vie“ z prvého prepojenia na kurz v LMS/LXP. Pokiaľ aktualizovaný kurz obsahuje nejaké aktualizované SCO, napr. nejaké stránky kurzu, ktoré sú zdieľané aj v iných kurzoch (aj to iTutor LCMS vie), automaticky sa zaktualizujú všetky dotknuté kurzy v LMS/LXP.

Dokumenty do LMS/LXP

Pri výrobe kvalitných interaktívnych a multimediálnych e-learningových kurzov sú kladené vysoké didaktické a technické nároky na tvorcov. Ich výroba má zvyčajne dlhé a nákladné produkčné cykly, vyvíjať e-kurz dáva zmysel v prípadoch, keď

• jeho obsah sa v čase často nemení
• vykladaná látka vyžaduje pre pochopenie vysokú mieru interaktivity a multimediality
• vytvoreným e-kurzom prejde dostatočný počet účastníkov, aby sa náklady na výrobu vrátili vďaka úsporám a výhodám e-kurzov oproti učebňovému školeniu, ktoré sú bližšie popísané napr. na e-learn.sk.

Vo firmách a inštitúciách existuje zvyčajne množstvo výučbových materiálov v súboroch rôznych formátov, ako je PDF, MS Word, PowerPoint, Excel, obrazové, zvukové či video súbory. Prečítanie, posluch, či zhliadnutie takýchto materiálov je v mnohých prípadoch dostatočné pre pochopenie obsahu, teda nie je potrebné z nich nákladne vyrábať e-kurzy. Niekedy stačí samotné prečítanie/zhliadnutie/posluch súboru, inokedy sa to navyše doplní o otestovanie nadobudnutých znalostí v ňom obsiahnutých pomocou e-testov, ktoré množstvo LMS/LXP riešení dokáže vyrábať automaticky, či potvrdzovaním prečítania/zhliadnutia od študentov a prípadné vydávanie podpísaných certifikátov, čo opäť kvalitné LMS/LXP podporujú. Menované súbory sú zvyčajne vo firme/inštitúcii uložené

• na množstve miest ako sú zdieľané diskové priestory, lokálne disky a ďalšie typy úložísk. Administrácia takto uložených dokumentov je náročná, ich vkladanie do LMS či LXP prináša vyššie popísaný problém zdvojenia uloženia dokumentov v LMS či LXP a v pôvodnom úložisku, s tým sú spojené problémy s ich vyhľadaním, aktualizáciou a opätovným prenesením do LMS či LXP.
• v centrálnom DMS, kde je administrácia dokumentov výrazne ľahšia. Pokiaľ použité DMS umožňuje pristupovať k v ňom uloženým dokumentom pomocou odkazov, a tieto odkazy možno používať v LMS či LXP v kurzoch, odpadá problém zdvojenia dokumentov v DMS a LMS či LXP. V prípade vytvorenia novej verzie dokumentu v DMS je LMS či LXP zvyčajne schopné automaticky prezentovať študentom túto novú verziu vzdelávacieho podkladu, pretože odkaz z kurzu do DMS zvyčajne ukáže (záleží na konkrétnom DMS) aktuálnu verziu dokumentu, bez toho, aby bolo potrebné meniť odkaz uvedený v kurze.

Pokiaľ je DMS a LMS či LXP integrované v jednej platforme, prináša to ďalšie nezanedbateľné výhody v oblasti zoznamovania študentov s aktualizovaným obsahom v DMS, ktorý je napojený v LMS či LXP na jeho kurzy, ktoré si tu ukážeme.

Platforma iTutor má integrovaný DMS iTutor Documents, riešiaci všetky obvyklé DMS funkcie ako je schvaľovanie, verzovanie, riadenie práv a vyhľadávanie dokumentov. Dokumenty spravované v iTutor Documents možno napojiť na kurzy v iTutor LMS/LXP, bez toho, aby musel užívateľ kopírovať odkaz na dokument v DMS ku kurzu v LMS/LXP. Napojenie sa urobí jednoduchým prepojením dokumentu a kurzu v dialógu vyvolanom buď v DMS alebo v LMS/LXP, oba systémy „sa navzájom poznajú“. Zásadnou výhodou integrácie je, že LMS/LXP potom dokáže komplexnejšie interpretovať zmeny verzií dokumentov v DMS takto napojených na svoje kurzy. Pri vydaní novej verzie dokumentu v iTutor Documents LMS/LXP iTutor podľa rozsahu zmeny automaticky ukončí platnosť svojho zodpovedajúceho napojeného kurzu na tento dokument, a tým donúti študentov kurz s aktualizovaným dokumentom znova vyštudovať, prípadne aj s novým absolvovaním testu, či potvrdením prečítania aktualizovanej verzie dokumentu. Pokiaľ je taký kurz použitý na plnenie kvalifikácií, dôjde aj k zrušeniu zodpovedajúcich kvalifikácií, užívateľ si ich musí obnoviť novým naštudovaním kurzu. Napr. v Continental majú takto v iTutor uloženú výrobnú dokumentáciu, ktorá je cez kurzy v LMS iTutor previazaná na zodpovedajúce kvalifikácie, a podľa plnenia týchto kvalifikácií sú zamestnanci púšťaní na výrobné linky pomocou čítačiek zamestnaneckých kariet. Pretiahnutím karty na konkrétnom mieste výrobnej linky sú skontrolované aktuálne kvalifikácie zamestnanca pre prácu na tomto mieste. Keď dôjde k zmene výrobnej dokumentácie pre dané miesto na linke, iTutor automaticky zaistí, aby na konkrétnu výrobnú linku a jej miesto boli vpustení len tí zamestnanci, ktorí sa zoznámili s aktualizovanou dokumentáciou pre toto miesto. Vďaka integrácii pokročilého LMS iTutor s podporou kvalifikácií iTutor Qualifications a DMS iTutor bolo takejto funkcionality dosiahnuté, bez toho, aby bolo potrebné zákazkovo integrovať rôzne systémy na správu dokumentov, štúdium kurzov a riadenie kvalifikácií. Viac v prípadovej štúdii tu.

e-kurzy do DMS

Ako už bolo spomenuté, e-learningové kurzy vyvinuté pomocou vývojových nástrojov interaktívne a multimediálne vysvetľujú výučbovú látku. To má veľkú výhodu pre študentov, taký e-kurz im pomáha látku rýchlejšie a ľahšie pochopiť, zvyšuje mieru jej zapamätania, než obyčajné prečítanie zodpovedajúceho dokumentu. Viac si o tom možno prečítať napr. tu. Prináša to aj jednu nevýhodu, v takýchto e-learningových kurzoch vyvinutých v nejakom špeciálnom nástroji sa ťažko niečo textovo vyhľadáva. Ich obsah je zvyčajne „zabalený“ v rôznych výučbových stratégiách a ich formát nie je dobre prístupný klasickému textovému vyhľadávaniu. Kurz je umiestnený napr. v množstve HTML stránok, na ktorých sú texty navyše „ukryté“ v rôznych JS funkcionalitách prinášajúcich študentovi požadovanú interaktivitu. Či je celý kurz vo formáte špecifickom pre konkrétny vývojový nástroj, ktorý je zvonku úplne neprístupný pre textový vyhľadávač. V LMS/LXP tak možno zvyčajne nad takýmito kurzami vyhľadávať len pomocou prehľadávania ich popisov, názvov, či kľúčových slov.

Väčšina kvalitných DMS má robustné nástroje pre full-textové vyhľadávanie vo všetkých dokumentoch, ktoré spravujú. Dokážu textovo pokročilo prehľadávať súbory množstva formátov, pokiaľ v nejakej forme vnútri obsahujú texty. Ak používate LMS/LXP s jednoduchými e-kurzami, ktorých obsah je reprezentovaný súbormi v integrovanom DMS, ako bolo popísané vyššie v odseku Dokumenty do LMS/LXP, máte automaticky vyriešené pokročilé vyhľadávanie v takýchto jednoduchých e-kurzoch.

Pokiaľ máte v platforme integrované aj LCMS, môže to pri komplexnej integrácii vyriešiť vyhľadávanie aj v interaktívnych a multimediálnych e-learningových kurzoch. Riešenie tohto problému možno opäť ilustrovať na platforme iTutor s integrovaným LCMS iTutor Publisher, v ňom možno vyvíjať pokročilé e-kurzy a tie prepájať s kurzami v iTutor LMS/LXP, ako je popísané v odseku e-kurzy do LMS/LXP. iTutor Publisher vie z týchto e-kurzov navyše vytvárať ich PDF obrazy, a tie automaticky prenášať do iTutor Documents, čo je v platforme integrované DMS. Pri prevode interaktívneho multimediálneho e-kurzu iTutor Publisher automaticky prevedie všetky interaktívne prvky kurzu do textovej podoby dobre čitateľnej v PDF. Napr. pri prvku „postupné odkrývanie“ zobrazí všetky texty, ktoré sú v kurze na začiatku skryté a užívateľ sa k nim musí „doklikať“ pre ich zobrazenie a tým pádom aj prístupnosť pre vyhľadávač. Vzniknuté PDF uloží iTutor Publisher v DMS automaticky a prepojí ho so svojím zdrojovým kurzom. Užívatelia tak pri vyhľadávaní v DMS môžu fulltextovo pokročilo nachádzať aj obsah týchto interaktívnych e-kurzov. Keď kliknú na nájdený dokument v DMS, majú k dispozícii nielen PDF obraz kurzu, ale môžu si e-kurz aj rovno spustiť kliknutím na odkaz do iTutor LMS/LXP. Ako vedľajší efekt tejto funkcionality dokáže platforma iTutor z interaktívnych a multimediálnych kurzov vyvinutých v jej LCMS vytvárať tlačové podklady vo forme PDF.

LMS s LXP

Ako je zrejmé z definícií v úvode článku

• LMS sa zameriava na centrálnu administráciu vzdelávania, zvyčajne vo firme vykonávanú HR oddelením. Vzdelávanie v LMS je realizované ako proces, v ktorom sa nadefinuje, kto čo má poznať, napr. pomocou kvalifikačných či kompetenčných matíc, a LMS zaistí potrebné vyštudovanie konkrétnych kurzov konkrétnymi zamestnancami v správnom čase, napr. keď zamestnanec príde na konkrétnu pracovnú pozíciu či do konkrétneho oddelenia, alebo keď vyprší platnosť kurzu. Toto sa používa často pre školenia v oblasti predpisov, smerníc, pravidiel, certifikácií pre zamestnancov.
• LXP sa zameriava na personalizovaný a užívateľsky riadený vzdelávací proces, umožňujúci každému zamestnancovi riadiť si svoju vzdelávaciu cestu a študovať vo chvíli svojej potreby. LXP odporúča kurzy na základe záujmov, roly a aktivity zamestnanca, umožňuje zamestnancovi sa podieľať na tvorbe obsahu kurzov a učiť sa formou spolupráce. Toto sa často používa napr. v oblasti školení partnerov či zákazníkov, ktorým niečo také nejde nariaďovať a kontrolovať, ale musia byť do vzdelávania zapojení pomocou pobídkových nástrojov LXP.

Z toho je zrejmé, že najskôr budete potrebovať riešenie spĺňajúce oboje, čo je integrované LMS a LXP v jednej platforme. Vo svojej firme či inštitúcii zvyčajne budete potrebovať oba dva prístupy pre splnenie svojich cieľov v oblasti HR managementu a vzdelávania. Platforma iTutor integruje funkcie LMS a LXP, touto problematikou sa podrobnejšie zaoberá článok tu: LMS alebo LXP.

AI vládne všetkým

Integrácia všetkých systémov LMS, LCMS, DMS a LXP v jednej platforme nadobúda nový význam s príchodom AI. AI v tejto oblasti sa používa pre mnoho funkcionalít, napr. pre tvorbu e-learningového obsahu, tvorbu just-in-time a mikro-learningu z existujúcich e-kurzov, tvorbu virtuálnych asistentov podporujúcich ako proces vzdelávania, tak procesy vo firme založené na tomto vzdelávaní, automatizáciu hodnotenia, či analýzu učebných výsledkov študentov a s tým spojené adaptívne učenie. AI tiež dokáže spracovávať nielen textové podklady, ale napr. aj obrazové, zvukové či video, čo prináša ďalší rozmer od vyhľadávania na e-kurzy, spracovanie otázok či úloh nad nimi v prirodzenom jazyku a pod.

Z toho sú už zrejmé výhody integrácie LMS, LCMS, DMS a LXP v jednej platforme, kde pokiaľ platforma disponuje aj AI funkcionalitami, môžu študenti, vývojári kurzov aj administrátori vzdelávania nad jednotnými dátami platformy dosahovať omnoho lepšie výsledky, než len nad dátami v oddelených systémoch. iTutor platforma ako jedna z mála nielen jedinečne spája všetky menované funkcionality LMS, LCMS, DMS a LXP, ale nad týmito systémami ponúka výkonný modul iTutor AI, ktorý za pomoci RAG (Retrieval-Augmented Generation) technológie, vylepšujúcej jazykové modely (LLM) tým, že im umožňuje načítavať relevantné informácie z množstva zdrojov než vygenerujú odpoveď, dokáže užívateľom dodávať množstvo najpokročilejších funkcionalít AI dnes používaných vo vzdelávaní a HR managemente. Podrobnejšie si o tom môžete prečítať v článku Využitie AI v e-learningu.